「校正作業の”非効率”をオンライン化で取り除く」
DXの推進によるリモートワークの普及などにより様々な業務がオンライン化しましたが、校正作業においても「オンライン校正」を導入する例が増えています。
従来の現場で紙を見ながら校正作業するやり方も、その場で密にコミュニケーションをとりながら行えるといったメリットはあります。
一方でオンライン校正には、どこからでも作業に参加できる、校正の履歴を簡単に管理できるといったデジタルならではの特徴があります。
そこで今回は弊社でもサービスを提供している「オンライン校正」についてご紹介いたします。
「オンライン校正」ならではの特徴としくみ
オンライン校正はその名の通り、修正指示に関する校正の工程をWEBブラウザ上で行えるようにしたシステムです。
校正ときくと印刷した文章に目をじっくり通して、誤字脱字など修正が必要な箇所に赤字で独特な記号や用語を書き入れて指示を出す…といったイメージがあるかもしれません。
このやり取りをパソコンの画面上で行い、どこを直すべきかより視覚的に分かりやすく指示を出しやすくしたのがオンライン校正の特徴といえます。
オンライン校正の作業工程は、お客様のアカウント情報をオンライン校正のツールに登録して双方でデータをやり取りできるよう環境をつくることから始めます。
その後、制作したデータをお客様に送って、修正すべきところに赤字を入れて指示を出してもらいます。
修正すべき内容をコメントしてもらってお客様から戻してもらったら、データを修正して再度きちんと意図した内容になっているかお客様に確認してもらいます。
お客様からOKが出るまで、このやり取りを繰り返して最終的にお客様からの修正指示がなくなれば、校了となります。
校正作業は修正のたびに何度もデータをチェックすることが多いので、一か所に集まらずに済むオンライン校正は本当に効率よく校正作業が行えるのです。
オンライン校正と一言でいっても、純粋に文章のチェックに特化したもの、WEBコンテンツなどのデータも校正できるもの、印刷用データの校正ができるものなど様々なタイプがあります。
そのためオンライン校正がどんなものかという定義は、出版社や印刷会社によって差異があるかもしれません。
ちなみに東洋美術印刷では、株式会社SCREENさんの「EQUIOS Online」というワークフローシステムを導入しています。
ここからは弊社の立場から見たオンライン校正のメリットを、いくつか見ていきます。
「オンライン校正」ならではのメリット
① SaaS形式なのでどこからでも作業できる
弊社が導入しているものも含め、オンライン校正システムは事前のインストールが不要なSaaS形式のものが主流です。
そのためネットにつながっている環境ならどの場所でも、どの端末でもオンライン校正システムを利用して作業することができます。
会社PCを使ってログインして使えるため、わざわざ営業先などから校正のために職場に戻る必要性も減らせます。
またテレワークや地方出張などにより、校正作業に参加できないといった問題もオンラインならリモートで校正作業に参加できます。
② ビジュアルベースなので指示が出しやすい
オンライン校正システムは実際に紙面で校正するような感覚で、画面上にコメントや図形を追加して修正内容の指示を出すことができます。
コメントや図形は色を何種類か使い分けられるため、修正指示の内容やタイミングなどにより複数の色を使い分けて視覚的に分かりやすくするといった工夫も可能です。
またログを見て初校から校了までの間で、修正指示がどのフェーズで入れられたかすぐに確認できるようになっています。
③ 複数名の同時ログインにも対応している
オンライン校正システムはアカウントへの同時ログインに対応しているものも多く、リアルタイムで複数名がデータを見ながら修正指示を出すことができます。
わざわざ担当者同士で修正内容をメールなどでやり取りしなくても、皆がログインできるようになれば同じ情報を全員ですぐ共有できるようになります。
メールやチャットなどの連絡の手間も省けるため、作業にかかる時間もより短縮できるかもしれません。
また誰が修正の指示をいれたか履歴でチェックできるので、後で修正内容に関する不明点が出てきてもすぐに聞けるのもうれしいですね。
④ 修正内容の比較や確認の作業がやりやすい
オンライン校正システムではデータの内容を修正する前と後の差分を並べて、修正がきちんとできているか簡単に比較する機能もあります。
初校時から校正ごとに修正内容の履歴が見られるので、一回修正したけど元の状態に戻しておきたいという時もスムーズに過去のデータを見て作業できます。
弊社が導入しているオンライン校正システムでは、1ページずつデータを確認できるモードのほかにも、2ページ分見開き用のデータを制作した場合に開いた状態で確認しながら校正の指示を入れられる見開き表示モード、また画像や図形を裁断ラインいっぱいに配置した際にどこからはみ出て裁断されるか確認できるブリード表示モードといった機能もあり、印刷前に仕上がり具合を確認できるようになっています。
⑤ 強固なセキュリティーのもと安全に業務ができる
オンライン校正システムはSSL暗号化などのセキュリティ機能を取り入れることで、データのやり取りを厳重に管理しています。
校正する内容にはまだ公表されていない情報が含まれていることも多く、修正した内容をやり取りするときに外部に情報を漏洩しないよう気を付けなければなりません。
オンライン校正システムなら、高いセキュリティー性が確保された環境で安全にメールや情報をやり取りできるのも大きなメリットといえます。
またセキュリティ上外部のソフトウェアを職場のデバイスに入れるのは不安という方も、オンライン校正システムはSaaS形式のものが多いので問題ありません。
「オンライン校正」で実現できるこんなこと
「校正業務を共有してより作業をスムーズに行いたい」
オンライン校正システムではアカウントごとに校正者や承認者といった権限を個別に付与できます。
そのため校正のフローが確認しやすくなり、校正作業をより連携して行えるようになっています。
また校正している様子を全体で共有できるため、作業内容を集約して無駄な作業を減らすことで校正自体の回数を減らしたり、情報の伝達ミスなどによる混乱を未然に防ぐこともできます。
「校正作業による業務負担を減らしたい」
校正作業の担当者は現場に集まってデータをチェックして、クライアントに引き渡すやり取りを何度も行う必要があり、業務の負担が重くなりやすいです。
現在はWEBでデータを送受信することで直接クライアントのところに行くことも少なくなりましたが、それでも様々なシステムやソフトウェアを使い分けて膨大な校正データを管理する手間はかかってしまいます。
オンライン校正システムなら、校正作業だけでなくスケジュール管理やファイルの送受信などの機能が集約されているため作業を効率化できて業務負担の軽減につなげられます。
「修正内容をよりわかりやすく指示したい」
PDFで校正したデータを送ってメールやチャットで修正指示を出す場合、文章だけでは直してほしい内容のニュアンスが伝わりきらず、情報の認識違いが発生することがあります。
オンライン校正システムではデータ上に直接コメントや図表を入れたデータをやり取りすることで、指示内容が視覚的に分かりやすく、指示した意図も共有しやすくなります。
製版や校正の専門的な知識がない方でも的確に修正を指示できるようになり、修正にかかる時間を短縮しやすくなります。
「修正したデータを高画質でやり取りしたい」
修正したデータをクライアントに送るためには、PDF形式に変換したのち容量をなるべく軽減する必要があり、解像度が下がりやすくなり細かい部分を修正しても確認しにくくなることがあります。
一方で1ページずつデータをjpegなどの画像で送ろうとすると、大量のデータをクライアントに送る手間がかかってしまいます。
オンライン校正システムならシステムにまとめてデータをアップロードしてクライアントに渡すことで、高画質のデータでもスムーズにやり取りできます。
「オンライン校正」で効率的な作業環境を実現
オンライン校正システムは、校正に関する機能を一元化しておこなえるようにしたことで、これまでの校正作業で生じた負担を大幅に減らすことができます。
SaaS形式のシステムならば、事前のソフトのインストールも不要で場所やデバイスを選ばず、ログインするだけでどこでも校正作業がおこなえます。
またメールやチャットでの指示にくらべて視覚的に修正すべき場所が伝わりやすく、修正担当者との間で認識のずれが生じるリスクも少なくなります。
弊社ではEQUIOS Onlineというオンライン校正システムを導入しているのですが、このシステムの詳細については関連サービスもご覧ください。
・関連サービス：オンライン校正システム
