大切なお客様との商談メールや上司への報告メールなど、今やビジネスシーンにおいてメールでのコミュニケーションは欠かせません。
そこでビジネスメールで失敗しないためのちょっとしたコツをご紹介します。
ビジネスメールのこんな失敗ありませんか
プライベートでLINEやTwitterをはじめとするSNSを使って友人や家族に気軽に文章を発信していることって多いですよね。
しかし、仕事となるとメールを送る相手は主にお客様や上司なので、プライベートで送るメールと違って「お世話になっております。」や「何卒よろしくお願いいたします。」など堅苦しい言い回しが必要になってきます。
「仕事で入力間違いのあるメールを送ってしまい、恥ずかしい思いをした。」
そんな経験、あなたにもありませんか？
例えばこんな風に
〇 いつもお世話になっております
× いつもお世話にあっております
（N-Aと入力すべきところ、Nの入力が軽すぎてAしか打っていなかった例）
〇 お疲れ様です。
× お疲れ様でし。
（S-Uと打つところを、Uの横のIを打ってしまった例）
〇 当社最寄り駅は日比谷線の～
× 当社最寄り駅は日々野戦の～
（変換した字を確認しなかった例）
〇 本日は体調不良のため～
× 本日は体長不良のため～
（字面が似ていて、気づかなかった例）
〇 何卒、返信のほどよろしくお願いいたします
× 何卒、変身のほどよろしくお願いいたします
（予測変換で前回打った文字が出てしまった例）
〇 第一営業課 髙橋様
× 第一営業部 高橋様
（相手先の正しい部署・名前の確認をしなかった例）
これらは単純に「打ち間違い・変換ミス・確認不足」により起こってしまった、いわゆる残念なメールの一例です。
仕事で送るメールは、基本慎重に入力するようにしてください。
特にお客様へお詫びのメールを打つ時などは気持ちも焦っていて、いつも以上に誤字・脱字をしてしまいやすくなります。
誤字に気づかず送ったら、余計にに状況を悪化させてしまったということにもなりかねません。
メールでのミスはお客様を不快な思いにさせたり、イライラさせてしまうことに直結するので本当に怖いのです。
メールを入力する時に気をつける点
どんなに内容がすばらしい文面を作ってもたった一つの誤字・脱字があれば、それまでの努力がすべて消えてしまうほど残念なメールになってしまいます。
ここでは入力間違いのピンチを回避するための「メールを打つ時の注意点」をご紹介します。
① パソコンの画面を目視で確認しながら変換する
どんなに急いでいる時も、むしろ急いでいるときこそ一文打つごとにその単語を確認してください。
これだけで9割の変換ミスは防げます。
またブラインドタッチができるようになると、打った文字がさらに確認しやすくなりますよ。
② 送り先の名前と部署は特にしっかり確認すべし
相手の名前や個人情報を間違えることは、とても失礼なことと肝に銘じましょう。
「荻原」と「萩原」、「高山」と「髙山」、「斉藤」と「斎藤」と「齋藤」、「渡辺」と「渡部」と「渡邊」と「渡邉」など、人名は同じように見えて違う漢字が使われることも多いです。
一括で変換できない場合も多いので細心の注意が必要です。
③ 年月日・曜日・英字も細かいミスをしないようにする
打ち合わせ日時を知らせるメールで、月日の曜日が違う曖昧なメールをもらったらどちらが正しいのか相手は混乱してしまいます。
日付と曜日は送る前にカレンダーでチェックしましょう。
また英単語も”rice”と”lice”、”week”と”weak”などといったスペルミスが起こりやすいです。
勘で入力したりせず、スペルをしっかりとチェックしてください。
④ 感情的よりも淡々とした文面を心がける
文章の意図が相手にどう伝わるか分からないのがメールの怖さです。自分としては親密さを表現するために書いたつもりの言葉が、相手には「馴れ馴れしい」と思われてしまうこともあり得ます。
仕事ではあくまでビジネスメールと割り切り、淡々と要件を伝えるのが無難です。
⑤ メールの送信前に一度指差し確認する
メールを送る際は常にリスクが伴うと考えて、送信ボタンを押す手前まで気を抜いてはいけません。
相手の名前や部署を間違えていないか、誤字・脱字がないか、年月日は合っているか、内容を一通りチェックすることが大切です。
メールを「校正」するつもりで自分が作った文章をサッと一度読み返すこと、一瞬止まってこの一手間を掛けるか掛けないかが、ミスが起きるか起きないかの別れ目なのです。
駅員になったつもりでパソコン画面を指差し確認する。
ビジネスメールではそのくらいの慎重さが必要です。
誤字・脱字はきっちり確認して未然に防ぐべし
ビジネスメールの誤字・脱字は送った相手を不快にし、イライラさせてしまいます。
特に相手の氏名や役職名は絶対に間違えてしまわないよう気を付けましょう。
一文打つごとに変換した漢字を必ず目視して確認することで、相手の名前や部署、年月日や曜日を間違えずにしっかり事実が伝わります。
また文面は感情表現をあまり入れずに、要件を淡々と伝えることで相手に誤解を与えるおそれがなくなります。
そしてメールを送信する前は指差し確認をしてリスクを回避しておきましょう。
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